Durant el segon Ple extraordinari el Parlament ha aprovat el dictamen del Projecte de llei d’arxius i gestió documental de les Illes Balears, amb la majoria dels vots a favor de la cambra autonòmica. [DICTAMEN]
Tramitació parlamentària
El projecte de llei entrà al Parlament dia 16 de febrer del 2022, després que el Consell de Govern de les Illes Balears, a proposta del conseller de Fons Europeus, Universitat i Cultura, Miquel Company, en la sessió de dia 31 de gener de 2022, així ho acordà.
La Mesa del Parlament de les Illes Balears, en sessió de dia 23 de febrer de 2022, admeté a tràmit el Projecte de Llei. Igualment, la Mesa acordà obrir un termini de 15 dies per tal que els grups parlamentaris recaptassin opinions i perquè els serveis de la cambra elaborassin un dossier documental; i un cop transcorregut el qual, obrir el termini ordinari de presentació d'esmenes (que fou ampliat).
El Projecte de llei es va remetre a la Comissió d’Educació, Recerca i Cultura on se substanciaren debats i votacions amb l'aprovació d'esmenes parcials que permeteren elaborar primer un informe de ponència (17 de juny de 2022) i, a continuació, un dictamen de la Comissió (4 de juliol de 2022), que ha estat debatut i aprovat avui en sessió plenària [DIARI DE SESSIONS]
Debat plenari
El debat d'avui, en sessió plenària extraodinària, s’ha encetat amb la presentació del projecte de llei per part del conseller de Fons Europeus, Universitat i Cultura, Miquel Company, en representació del Govern.
Tot seguit s'ha substanciat la defensa de les esmenes que, no havent estat aprovades ni en ponència ni en comissió, els grups parlamentaris han volgut mantenir per al seu debat en plenari. Aquestes han estat defensades des de la tribuna pels parlamentaris: Lina Pons (El Pi-Proposta per les Illes Balears), Patricia Font (Mixt-MÉS per Menorca) i Antonio Jesús Sanz (Mixt-GxFormentera+PSIB-PSOE+EUIB), Marga Durán (Popular) Jesús Méndez (Ciudadanos), Esperança Sans (Unidas Podemos), Miquel Ensenyat (Més per Mallorca) .
Per posicionar-se respecte de les esmenes dels altres grups parlamentaris ha intervingut: Enric Casanova (Socialista).
Contingut bàsic de la llei
Pel que fa a l'estructura i al contingut, la Llei es divideix en sis títols, 78 articles, cinc disposicions addicionals, cinc transitòries, una derogatòria i dues finals.
Els eixos fonamentals d’aquesta Llei són:
- Reforçar les consideracions legals sobre el patrimoni documental de les Illes Balears.
- Actualitzar l’estructura del Sistema Arxivístic de les Illes Balears.
- Identificar els subsistemes arxivístics de la comunitat autònoma de les Illes Balears.
- Reforçar la importància de l’avaluació i la qualificació dels documents en relació amb la gestió i l’arxiu d’aquests.
- Reconèixer la transcendència de l’activitat de gestió documental i arxivística dins els procediments administratius, incloent-hi l’activitat de l’administració electrònica. I, en conseqüència, incloure expressament, dins l’àmbit de la gestió documental i d’arxiu, la documentació electrònica i, si cal, identificar les seves especialitats.
- Reconèixer la necessitat de dotar amb mitjans materials i de personal el Sistema Arxivístic de les Illes Balears.
- Regular el sistema simplificat d’accés a la documentació quan aquesta es troba en arxius històrics o d’accés lliure, amb infraestructures adients per a la consulta.
- Regular el marc de les auditories, inspeccions infraccions i sancions en relació amb la conservació dels documents i l’aplicació del Sistema Arxivístic, i l’accés als documents dels arxius històrics.
En el títol I, «Disposicions generals», s’actualitza a fons el repertori de definicions que afecten la Llei. Així, es dona més amplitud a la idea de document, mitjançant l’aparició dels conceptes de document simple; document compost, que inclou el concepte d’expedient administratiu; document electrònic i expedient electrònic. D’altra banda, s’estableix la diferència entre un arxiu com a fons documental i un arxiu com a institució contenidora de fons i col·leccions documentals.
També s’afegeix el concepte d’arxiu històric. Així mateix, es regula el concepte de qualificació, com a procés inclòs en la gestió documental, que inclou l’avaluació, tal com es descriu en els articles 57 i 58 de la Llei. Finalment, s’ha fet una revisió del concepte de Sistema Arxivístic de les Illes Balears, que es desenvolupa en el títol III.
En el títol II, «Documents i patrimoni documental de les Illes Balears», s’amplia la definició i la base dels béns que integren el patrimoni documental; s’inclou la recuperació del patrimoni documental de les Illes Balears que es troba fora de l’arxipèlag (article 6), i s’amplia el contingut relatiu a la digitalització (article 14) incloent-hi la responsabilitat de les institucions en la digitalització dels fons documentals com a mitjà de conservació i de difusió del patrimoni, com també en la digitalització dels fons documentals radicats geogràficament fora de les Illes Balears.
En el títol III, «Sistema Arxivístic de les Illes Balears», s’actualitza la regulació dels òrgans de coordinació, en la seva representació i en les seves funcions. Es crea la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents (article 23), com un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la conselleria competent en matèria d’arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears i representat per totes les administracions públiques competents en matèria d’arxius i gestió documental.
També en aquest títol es reconeixen les noves realitats territorials i administratives de les Illes Balears. Així, es reconeixen el subsistema arxivístic del Consell Econòmic i Social i el subsistema arxivístic de l’Arxiu Històric d’Eivissa i Formentera, atès el seu caràcter interinsular. D’altra banda, es regula l’Arxiu del Govern de les Illes Balears (article 29) com a centre capdavanter i de referència del Subsistema Arxivístic de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.
En el títol IV, «Gestió documental i funcionament dels arxius públics», el capítol I desenvolupa les finalitats de les actuacions arxivístiques en relació amb la gestió administrativa i la gestió documental.
Cal destacar-ne el capítol II, centrat en la gestió dels documents electrònics en els arxius públics i les seves característiques, i el capítol III, dedicat a l’ingrés i la sortida de documents dels arxius públics, especialment en l’article 56, referit a l’ingrés de documents privats en arxius públics, en el qual es defineixen i s’aclareixen els conceptes de dipòsit de documents, cessió i comodat. D’altra banda, s’estableix la necessitat de dotar amb mitjans personals i materials els arxius integrats en el Sistema Arxivístic de les Illes Balears, per tal de fer efectives les previsions que s’hi contenen.
El títol V, «Accés als documents», regula, com a mesura de transparència activa, l’obligació dels arxius públics pertanyents al Sistema Arxivístic de les Illes Balears de publicar els instruments arxivístics d’informació i descripció (article 63), a fi de permetre als usuaris localitzar els documents custodiats, en garantia del dret d’accés.
En relació amb l’accés a la documentació en poder de l’Administració es reconeix l’aplicació del procediment de sol·licitud de la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. No obstant això, d’acord amb la disposició addicional primera de la Llei 19/2013, es regula un règim específic i més simplificat d’accés a la documentació quan aquesta es troba en arxius històrics, que, d’acord amb la definició de l’article 2, inclouen els arxius de conservació permanent que disposin d’infraestructures adequades per a la consulta directa, com és habitual en la consulta dels documents originals directament en els arxius, sovint amb finalitats d’investigació.
En el títol VI, «Règim d’infraccions i sancions», es regulen les infraccions i sancions en relació amb la conservació del patrimoni documental, l’aplicació dels sistemes arxivístics i l’accés als documents dels arxius històrics. Aquest règim sancionador es regula d’acord amb els principis establerts per la normativa bàsica de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic. No obstant això, en el supòsit d’infraccions en relació amb l’accés a la documentació en poder de l’Administració a la qual sigui aplicable el procediment de la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, hi serà aplicable el règim sancionador previst en aquesta norma.
En les disposicions addicionals es preveu l’aplicació de la Llei 12/1998, de 21 de desembre, de patrimoni històric de les Illes Balears pel que fa a les categories de protecció del patrimoni i als seus procediments de declaració, i l’obligació de les administracions públiques de crear, dins el termini d’un any, els òrgans i les unitats administratives per a l’impuls i la coordinació dels respectius arxius i subsistemes arxivístics.
La disposició addicional tercera determina la conselleria que serà competent en matèria d’arxius i gestió documental de l’Administració autonòmica, sempre d’acord amb l’estructura orgànica del Govern prevista en el decret de la Presidència que en cada moment estigui vigent.
Les disposicions transitòries donen un termini d’un any a l’Administració autonòmica i als consells insulars per crear els serveis d’arxius i gestió documental corresponents; de tres anys als consells insulars per confeccionar els corresponents cens d’arxius i documents del seu territori, i d’un any per crear la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents.
D’altra banda, dues disposicions transitòries eviten el risc de buit legal i mantenen vigent la regulació actual (la disposició transitòria quarta respecte de la manca d’aprovació de les respectives taules d’accés i avaluació de documents, i la disposició transitòria cinquena mentre no s’aprovi el reglament corresponent) per a l’accés a la documentació dels arxius històrics.
La disposició derogatòria única concerneix, essencialment, a la Llei 15/2006, de 17 d’octubre, d’arxius i patrimoni documental de les Illes Balears, i al títol VIII de la Llei 12/1998, de 21 de desembre, de patrimoni històric de les Illes Balears.
Les disposicions finals autoritzen el Govern de les Illes Balears i els consells insulars, en els àmbits competencials respectius, a dictar les disposicions reglamentàries per desplegar aquesta Llei, i estableixen el termini per a la seva entrada en vigor.