GABINET DE PRESIDÈNCIA

El Gabinet de Presidència exerceix el seguiment de l’activitat parlamentària del Govern i dels consells insulars, tenint cura de la bona marxa de les relacions entre ambdues institucions, i de les relacions del Parlament amb les diverses institucions de l’Estat i, molt especialment, amb les de la comunitat autònoma i amb els mitjans de comunicació; igualment s’encarrega de la divulgació de la institució parlamentària i de les seves activitats; i del seguiment, l’atenció i la proposta de mesures, tant internes com externes, que puguin redundar en benefici de la bona imatge del Parlament. Inclou els serveis següents:

Seguretat, que s’encarrega de la direcció, l’organització i la coordinació dels sistemes de seguretat del Parlament de les Illes Balears.

Àrea de Comunicació i Relacions Externes, que estableix i manté les relacions de la institució amb els mitjans de comunicació. Aquest servei està integrat per:

• Secció de Comunicació, encarregada de la relació del Parlament amb els mitjans de comunicació; de l’assessorament de la Presidència i la Mesa sobre qüestions relacionades amb comunicació; de la difusió de la informació de les tasques parlamentàries d’acord amb la Mesa i el president o la presidenta; dels comunicats de premsa i de les notícies publicades a l’espai web; de l’edició de publicacions i fulletons; i de la coordinació de les edicions de llibres i material de divulgació, entre d’altres.
• Negociat de Divulgació Institucional, que proposa i organitza les activitats destinades a potenciar el coneixement de la institució (cicles de conferències, programes de televisió i radio, Jornada de Portes obertes, etc.); acorda i atén les visites divulgatives a la cambra sol·licitades per qualsevol grup, entitat o associació; i manté relacions amb altres institucions per tal de coordinar la tasca divulgativa.

Secció de Protocol, encarregada de presentar propostes d’organització  i projecte definitiu d’actes propis del Parlament; d’organitzar i assistir els viatges oficials del president o la presidenta i/o dels membres de la Mesa del Parlament; i de dirigir, coordinar i organitzar el personal del cos d’uixers, de neteja, auxiliar d’oficis i serveis i xofers.

Secció de Relacions Institucionals, les funcions de la qual són coordinar les audiències i visites rebudes per la Presidència; realitzar les propostes d’obsequis institucionals, les reserves necessàries de vols, hotels, i trasllats per als viatges dels diputats i personal de la cambra; contactar amb entitats, associacions, particulars, i d’altres, que sol·licitin la celebració d’actes propis a la seu del Parlament; mantenir la base de dades –mailing-; realitzar i mantenir l’arxiu i les bases de dades de fotografies del Parlament, així com l’apartat d’activitat institucional a la pàgina web del Parlament.

 OFICIALIA MAJOR

L’oficial major és el lletrat del Parlament que, havent estat designat per la Mesa, ostenta la direcció del personal i dels serveis de la cambra, a les ordres immediates del president o la presidenta i de la Mesa. Li corresponen les següents funcions: assistir i assessorar el president o la presidenta, la Mesa, la Junta de Portaveus, el Ple i la Diputació Permanent; dirigir i coordinar, així com assignar correctament cada comissió a la resta de lletrats; coordinar de les previsions del calendari per a les sessions dels diversos òrgans; complir els acords i les altres decisions dels òrgans parlamentaris; estendre les certificacions corresponents autoritzades pels secretaris de la cambra amb el vistiplau del president o la presidenta; i establir les directrius en matèria de personal.

L’Oficialia Major s’integra de:

Àrea jurídica, integrada pels Serveis Jurídics i el negociat de Comissions.
Els Serveis Jurídics assessoren jurídicament i tècnicament el president o la presidenta, la Mesa, les comissions, les ponències, la Diputació Permanent i el Ple de la Cambra; redacten els informes de ponència, els dictàmens de comissió i les actes corresponents; representen i defensen el Parlament davant els òrgans jurisdiccionals i davant el Tribunal Constitucional; realitzen les funcions d’estudi i proposta a nivell superior i qualsevol altra derivada de les anteriors; preparen, des del punt de vista normatiu i jurídic els informes sol·licitats per la Presidència, la Mesa, les comissions i l’oficial major; confeccionen els dossiers jurídics i els legislatius, entre d’altres funcions anàlogues.
Els lletrats són assistits administrativament pel negociat de Comissions.

Negociat de la Junta Electoral de les Illes Balears i Processos Electorals, que assumeix les funcions que corresponen a la Junta Electoral de les Illes Balears i les tasques administratives i de coordinació derivades de la realització de qualsevol procés electoral intern que es celebri a la institució; a més de realitzar altres funcions en el si de l’àrea jurídica i l’Oficialia Major.

Negociat de Relacions Institucionals, que realitza les funcions administratives i de coordinació amb les institucions i els organismes amb relació directa amb la cambra (Sindicatura de Greuges, Consell Assessor de Ràdio Televisió, Govern de les Illes Balears, Consell Econòmic i Social de les Illes Balears, consells insulars, i d’altres); i assisteix administrativament l’Associació d’antics diputats del Parlament de les Illes Balears; a més de realitzar altres funcions en el si de l’àrea jurídica i l’Oficialia Major.

Recursos Humans, que, actuant per delegació de l’oficial major i sota les ordres i directrius d’aquest i de la Mesa de la cambra,  assegura la qualitat tècnica dels instruments bàsics de la política de recursos humans, garanteix la qualitat del sistema retributiu, disciplinari, formatiu i de selecció; defineix, dissenya i gestiona la relació de llocs de feina i les plantilles de personal, el sistema retributiu, el sistema de valoració i el sistema disciplinari; es responsabilitza de les relacions amb els representants del personal i amb els sindicats, així com de les negociacions que la Mesa determini; analitza i realitza el seguiment de les relacions laborals i el clima laboral; elabora i tramita la documentació administrativa i tècnica de l’Oferta de Treball Públic incloent-hi les convocatòries i les bases de selecció de personal; realitza les tasques administratives i operatives relacionades amb el Pla de Formació; i efectua el seguiment de les altes i baixes laborals del personal, dels horaris i de totes les incidències de caràcter administratiu.
 

Àrea d’Assistència Tècnica Parlamentària

Aquest servei és responsable de l’assistència a l’oficial major en relació amb els òrgans parlamentaris (Mesa, Junta de Portaveus, Ple i Diputació Permanent) i de l’activitat administrativa de la cambra; a més realitza totes les tasques necessàries per al funcionament de la institució parlamentària encomanades per la Presidenta, la Mesa i l’oficial major. El servei està integrat per:

• Negociat d’Òrgans Parlamentaris, les funcions del qual són prestar assistència administrativa a la Mesa, a la Junta de Portaveus, al Ple i a la Diputació Permanent; coordinar aquesta assistència amb l’Oficialia Major; gestionar, sota la direcció de l’oficial major, els acords dels òrgans esmentats i redactar-ne les actes corresponent.
• Negociat de Gestió i Tramitació Parlamentària, encarregat de l’alimentació continuada de les bases de dades informàtiques del Parlament en les aplicacions pròpies de gestió parlamentària i de l’elaboració de balanços periòdics i memòries globals de les tramitacions parlamentàries, entre d’altres.
• Negociat de Registre General i Arxiu, que té cura del registre general d’entrades i de sortides; de l’obertura, el seguiment i el tancament dels expedients parlamentaris i administratius, així com de la seva classificació, custòdia i conservació; i de l’atenció a les consultes dels altres serveis de la cambra, dels grups parlamentaris i dels diputats.
• Negociat de Publicacions i Transcripcions, encarregat de la confecció, redacció i edició de les publicacions oficials del Parlament (Butlletí Oficial i Diaris de Sessions); de la traducció del castellà al català i del català al castellà, quan sigui necessari; de la transcripció de totes les sessions del Ple i de les comissions; a més d’altres tasques encomanades per la Presidència i l’Oficialia Major.

Àrea de Biblioteca i Documentació

Servei responsable del manteniment de la unitat de la biblioteca i de la seva conservació; de l’adquisició, la classificació i el manteniment dels fons bibliogràfics, documentals i d’hemeroteca del Parlament; de l’atenció i custòdia de la sala de lectura; d’establir els intercanvis de documentació amb altres parlaments, institucions universitàries i centres d’estudi; de l’atenció i el seguiment de les bases de dades, tant externes com internes, de consulta de jurisprudència i d’altres; i de l’atenció als membres de la institució en les seves consultes de jurisprudència i legislació.

Àrea d’Assumptes Econòmics

L’interventor o la interventora exerceix les funcions derivades de ser l’òrgan de control econòmic intern del Parlament, així com el responsable de la comptabilitat pública, el control financer i l’auditoria interna de la cambra; a més d’assumir les tasques assignades als lletrats quant a la tramitació de la Llei de pressuposts generals de la comunitat autònoma de les Illes Balears. Aquesta àrea inclou:

• Secció de Tresoreria, encarregada de l’examen i la compilació de liquidacions i retencions dels imposts, quotes a la Seguretat Social i d’altres; del control i el pagament de les dietes dels parlamentaris, i si n’és el cas, de les percepcions que puguin correspondre als diputats o a d’altres col·lectius; de la gestió de les cotitzacions socials de tots els col·lectius inclosos en les nòmines de la cambra; de la tramitació de les altes i baixes i de l’elaboració de les liquidacions mensuals. 
• Secció de Contractació i Control de nòmines, les funcions de la qual són la redacció dels plecs de clàusules generals tipus dels distints contractes administratius; l’elaboració i el seguiment de tots els documents integrants dels expedients de contractació administrativa; la confecció de les nòmines mensuals dels diputats, funcionaris, personal laboral i personal eventual.  
• Secció de Pressuposts i Comptabilitat, que s’encarrega d’atendre els pagaments i els ingressos de la cambra, d’ordenar i supervisar la confecció de les corresponents ordres de pagament i dels manaments d’ingrés, i de fer-ne el control i el seguiment; de la recepció i la custòdia dels fons, valors i efectes que ingressin en caixa, així com el cobrament de rendes, taxes i altres; del control de les consignacions que produeixin les operacions en les entitats bancàries i el moviment de fons entre aquestes; de la proposta i elaboració de l’avantprojecte de pressupost anual de la cambra, així com del seu seguiment i liquidació; de la recepció, comprovació i tramitació de les factures gestionades pels diversos serveis; i de la confecció i el seguiment de tots els documents comptables i extrapressupostaris (VIAP) i dels expedients de fons a justificar. 

Àrea Tecnològica i de Gestió Patrimonial

Aquest servei és el responsable dels serveis informàtics i dels serveis de manteniment i instal·lacions de la cambra. Està integrat per:

• Secció d’Explotació i Gestió, que s’encarrega de la gestió administrativa d’expedient d’adquisició de béns i serveis, de llicències d’ús de productes; de la planificació de revisions preventives; del control de l’operativitat dels equips ofimàtics; de l’estudi i anàlisi d’incidències i adopció de mesures que permetin la seva correcció; del suport d’usuaris per la resolució de problemes; i d’altres tasques anàlogues.
• Secció de Sistemes, que assumeix el disseny i la posada a punt de l’arquitectura del sistema; la implantació de noves tècniques de gestió del sistema; la planificació, l’organització i el control de la posada en marxa, del funcionament i del manteniment dels sistemes; els estudis per a l’adopció de noves tècniques; l’anàlisi i la gestió de la integració de sistemes; la seguretat; l’estudi de les necessitats de hardware i software del sistema i el seu entorn; el suport tècnic de les àrees de desenvolupament i explotació;  l’optimització dels sistemes operatius centralitzats; i qualsevol altra tasca anàloga.
• Secció de Desenvolupaments, que s’encarrega de l’estudi dels projectes a realitzar; de l’elecció d’eines de hardware i software i de l’estimació dels recursos; del control del desenvolupament, la qualitat i la posada en marxa de cada projecte; de la definició dels requisits d’integritat de les dades i de la confidencialitat de la informació; del manteniment i del disseny de la documentació de les aplicacions, així como de l’anàlisi del seu rendiment i la seva optimització; i de qualsevol altra tasca anàloga.
• Secció d’Infraestructures i Instal·lacions, amb les funcions relatives a la proposta i seguiment de les obres necessàries per al manteniment en condicions òptimes dels edificis de la cambra; a l’elaboració d’informes i propostes, plecs de prescripcions tècniques i altra documentació necessària per a la contractació de caràcter tècnic, relacionada amb els edificis, així com la corresponent per a l’adquisició d’aparells mecànics, electrònics, de so i reproducció sonora, instal·lacions elèctriques, calefacció, ascensors, fotocopiadores, etc.; al control i seguiment de l’inventari del material i mobiliari ordinari propietat del Parlament; a les tasques de direcció relatives al manteniment general, als sistemes de seguretat contra incendis i d’altres; així com a l’adquisició del material necessari i a l’atenció del servei de megafonia, videoteca i fonoteca.